エクセルでは管理しきれないSystem

会社内では帳票や情報管理、分析のためエクセルが利用されています。
しかし、利用が進むほどエクセルを業務で使用することに限界を感じてきます。
そういった企業の方はエクセルをWebシステムに変更して、不満を解消いたします。

エクセルの問題点

Webシステムなら上記のエクセルの問題点をすべて克服できます。
また、入力や閲覧などすべてをWeb化するのではなく、入力は今までのエクセルファイルを利用する、
集計結果はエクセルファイルで出力するなど、利用者の要望に応じて使いやすいシステムにできます。

エラー表示で入力ミスの軽減

登録データは複数人での使用もOK

登録できるデータの数はほぼ無制限

エクセルでの出力も可能

在庫数の管理をエクセルファイルで複数人で行っていた。

	問題点	効果
同時編集ができない	共有フォルダにあるエクセルファイルに入力していたので、入力作業の順番待ちが発生していた。	同時に入力できるだけでなく、無線LANでつながったタブレット端末で在庫を確認しながら入力できるようになった。
エクセル特有の問題	不慣れなスタッフによるマクロ削除や計算式の間違いなどで度々ファイルが壊れた。	製品名を選んで在庫数を入れるだけなので誰でも作業できるようになった。
履歴が残せない	誰がいつ何の数値を入れたか確認できない。	更新履歴から作業者名や時間、更新内容がチェックできるようになった。

各部署がエクセルで顧客情報を管理しており、個々の商談は業務日報で上司に報告されている。

	問題点	効果
一元化されていない	商談や問い合わせなどの顧客リストは各部署や社員でバラバラに作成していた。	社内で一元化され、無駄なエクセル管理をやめることができた。
情報が集積されない	商談や見積もりなどは業務日報に書かれるだけで、履歴は残していなかった。	商談や見積もりなどを時系列で確認できるため、上司がチェックしやすくなった。
書式や項目が違う	担当者ごとに書式や項目が違い、新製品の売り込みなどに活かしにくかった。	項目が統一され検索機能がついたことで、売り込み先の絞込みに活用できるようになった。

休暇届や早退届などは紙で提出しており、人事は給与計算のためエクセルで集計していた。

	問題点	効果
手間がかかる	用紙の印刷や保管に手間や費用がかかった。	ペーパーレスが実現できた。
集計作業が面倒	人事担当者の集計作業が面倒だった。	集計作業がなくなり、生産性が向上した。

取引先への請求書を総務で一旦エクセル入力し、入金があれば消し込み作業をしていた。

	問題点	効果
作業が一時期に集中する	月末に請求書発行が集中し、総務担当者の負担になっていた。	請求書の入力は各部署で分散して行うことで作業効率がアップした。

交通費や社員が立て替え払いした経費の請求はエクセルで作成され、メールで総務担当者に請求される。

	問題点	効果
管理ができない	請求書のエクセルファイルが溜まっていってしまう。	総務担当者は個別のエクセルファイルを管理しなくて良くなった。
検索や集計ができない	年月や部署、社員別に集計するために別のエクセルファイルで集計していた。	請求データは集計されて出てくるようになった。

お客様から受けた問い合わせは各部署がエクセルファイルで管理していた。

	問題点	効果
対応履歴がない	電話とメールで対応する部署が違い、他の部署が何を言ったのか把握できなかった。	電話番号やメールアドレスなどで顧客検索することで、今までの対応履歴が表示できるようになった。
情報が集積されない	問答集がないので、対応の度に返答内容を考えていた。	以前の返答内容を検索できるので、よくある質問はコピーするだけで良くなった。
返答が遅い	担当者が不在の場合、帰社してから対応していた。	電話伝言を入力すると不在担当者の携帯宛てにメール通知するので、外出先から返答できるようになった。